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Reto principal de diseño

Diseñar un sistema de permisos que funcionara para:

  • Usuarios operativos (nivel sucursal)

  • Usuarios administrativos (nivel organización)

 

Sin generar configuraciones inseguras ni aumentar la complejidad para el usuario final.

Lideré la adopción del nuevo sistema de diseño (Shadcn + Tailwind) en este proyecto:
Definí la tokenización con tecnología, documenté el uso de componentes en Figma y establecí guidelines para el equipo de diseño, habilitando un UI consistente y escalable.
Roles - Crear rol - Organización.png
Design challenge - Roles - Sucursal.png
Las estrellas

Qué sí funciona hoy

  • Estructura clara y limpia

  • Separación visual de secciones

  • Valor operativo fuerte una vez configurado

  • Identificación clara de responsabilidades

Oportunidades de alto impacto

  • Roles operativos predefinidos

  • Diferenciación clara entre PIN y correo

  • Guía in-product para primera configuración

  • Feedback explícito post-configuración

  • Mensajes que refuercen el valor operativo

Contexto

Antes de este rediseño, la gestión de usuarios en Parrot operaba a nivel de tienda. Esto limitaba y complicaba el uso para organizaciones con múltiples sucursales debido a:

 

  • Los permisos para funcionalidades de organización (usuarios, suscripciones, menús, inventarios) se otorgaban desde una sucursal.

  • No existían permisos a nivel organización como entidad propia.

  • Los usuarios se duplicaban entre sucursales, lo que obligaba a hacer cambios manuales usuario por usuario.

  • Los roles se creaban y gestionaban por sucursal, generando duplicación y falta de control.

  • No había visibilidad clara de qué usuarios o roles tenían acceso a qué sucursales.

  • No existía un rol claro de Administrador de Organización para usuarios finales.

  • La configuración inicial generaba una alta carga cognitiva durante el onboarding.

​

Esto generaba fricción, errores y un alto esfuerzo operativo, especialmente durante la incorporación.

Contexto Roles y Usuarios.jpg
Reflejo nocturno en la montaña

Objetivo

  • Tickets de soporte relacionados con el módulo de Personal: Si el rediseño funciona, los clientes no deberían tener que contactar a soporte para configurar usuarios y lo podrían hacer de manera independiente.

Rol

Diseñadora de producto:

 

Definición de flujos UX, arquitectura de información, modelado del sistema de permisos, diseño de UI para sistemas complejos, iteraciones a partir de entrevistas con usuarios, diseño de casos límite y guardrails

Herramietas

Figma, Notion, ChatGPT, entrevistas de usuarios.

Conclusión

Personal V3 es funcional y valioso, pero necesita ayudar al usuario a entenderlo antes de usarlo.

Decisiones clave de diseño

Separación de entidades: Usuarios ≠ Roles
 

  • Los Roles definen capacidades y permisos.

  • Los Usuarios heredan comportamiento a partir del rol asignado.

  • Organización y Sucursal conviven como niveles distintos, pero claramente delimitados.
     

Esta separación permitió escalar el sistema sin duplicación y con mayor control.

Key decisions - Roles y Usuarios.png
Diseño de permisos

  • Permisos separados por nivel de alcance (Organización / Sucursal).

  • Uso de tabs para reducir carga cognitiva.

  • Uso combinado de switches y checkboxes según el tipo de permiso.

  • Cambio de orden: primero permisos operativos y después administrativos, alineado al uso real de los usuarios.

Crear rol mockup.gif

Crear rol y activar permisos

Dependencia entre rol y credenciales

Durante la creación del usuario:
 

  • Los campos de correo electrónico, contraseña y PIN están bloqueados por defecto.

  • ​Los campos se habilitan dinámicamente según el rol seleccionado.
     

 Esto indica que las credenciales dependen del rol y no son opcionales.

Las entrevistas revelaron que, si bien la interfaz de usuario genera confianza, comprenderla sigue siendo un desafío, lo que destaca futuras oportunidades de mejora.

Crear ususario mockup.gif

Crear usuario y asignar rol

  1. Creación de rol

  2. Asignación de rol a usuario

  3. Edición de rol con usuarios asociados

  4. Visualización de dependencias entre rol y credenciales

  5. Casos límite de impacto (eliminación o modificación de rol)

Flujos principales mostrados

Core flows - Roles y usuarios.png

Resultados

  • Se habilitó un modelo escalable de gestión de usuarios y permisos a nivel organización.

  • Se redujo la duplicación de usuarios y roles entre sucursales.

  • El sistema permitió una configuración más rápida y consistente durante onboarding.

  • Se sentaron las bases para reducir fricción operativa en organizaciones multi-sucursal.

  • El valor del módulo se vuelve claro una vez que el negocio entra en operación real.

azul borroso

El problema

Los administradores de Parrot deben contar con un espacio centralizado para gestionar a los usuarios de su organización.

​

Los permisos deben definir de forma clara y transparente las acciones que cada usuario puede realizar, evitando confusiones y dependencias innecesarias entre ellos.

​

Impacto: ​reducir los tickets de soporte relacionados con el módulo de Personal.

​

Equipos involucrados: Producto, Tecnología, Ventas, Onboarding, Soporte, Marketing y Adquisición.

Inicio Roles y Usuarios.jpg

Personal — Gestión de Usuarios y Roles

Rediseño de gestión de usuarios y permisos para organizaciones con múltiples sucursales
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